Dla kogo: właściciel firmy transportowej, kierownik floty, osoba od rozliczeń czasu pracy i przygotowania do kontroli.

Co zyskasz: prostą procedurę 28/90 + bufor + checklisty i wzory, żeby dane były pobierane na czas, a pliki DDD i dowody były uporządkowane.

Lead

Najczęściej problemem nie jest „czy przepisy istnieją”, tylko logistyka: kierowcy w trasie, brak czasu w biurze, pliki porozrzucane po laptopach i brak dowodu, kiedy było pobrane. Ten poradnik daje Ci gotowy system: harmonogram 21/75, triggery (kiedy pobierać od razu), archiwum DDD + backup i szybkie przygotowanie na kontrolę.

TL;DR

• Reguła bazowa: karta kierowcy max co 28 dni aktywności, tachograf max co 90 dni aktywności.
• Bezpieczny bufor: ustaw w firmie np. 21 dni (karta) i 75 dni (tachograf), żeby nie robić nic „na styk”.
• Triggery: zgrywaj natychmiast przy offboardingu kierowcy, zwrocie/sprzedaży pojazdu, awarii/wymianie tachografu.
• Porządek: jedno archiwum, stałe nazwy plików, rejestr pobrań + backup 3-2-1.
• Na końcu: jak EVTelematix może zautomatyzować i uprościć pobieranie/archiwizację.

Spis treści

• 1) Jak pobrać pliki DDD: 3 metody (ręcznie i zdalnie)
• 2) Co oznacza 28/90 i co to są „dni aktywności”
• 3) Harmonogram z buforem (21/75) – prosta zasada dla floty
• 4) Procedura firmowa: kto / kiedy / jak
• 5) Trigger events – kiedy zgrywać od razu
• 6) Archiwizacja DDD + backup (praktycznie)
• 7) Dowody na kontrolę: co trzymać i jak opisać
• Najczęstsze błędy
• Checklista wdrożenia (do skopiowania)
• Jak EVTelematix ułatwia pobieranie DDD
• FAQ
• CTA

1) Jak pobrać pliki DDD: 3 metody (ręcznie i zdalnie)

Żeby wdrożyć procedurę 28/90, musisz wiedzieć tylko jedno: skąd biorą się pliki DDD i jakie są plusy/minusy każdej metody.

Metoda 1: pobranie z karty kierowcy (czytnik kart)

• Kiedy: zgodnie z harmonogramem (np. co 21 dni) lub przy „trigger event”.
• Plusy: proste i tanie na start.
• Minusy: wymaga dyscypliny; łatwo o opóźnienia, gdy kierowca jest w trasie.

Metoda 2: pobranie z tachografu w pojeździe (kabel/urządzenie do zgrywania)

• Kiedy: zgodnie z harmonogramem (np. co 75 dni) albo przed oddaniem pojazdu/serwisem.
• Plusy: masz komplet danych z jednostki pojazdowej (tachografu).
• Minusy: wymaga dostępu do pojazdu; trudniejsze logistycznie przy ciągłych trasach.

Metoda 3: zdalny odczyt (automatyczne pobieranie do panelu)

• Jak działa: system pobiera pliki zdalnie wg harmonogramu i odkłada je do centralnego archiwum.
• Plusy: mniej ręcznej roboty, mniej opóźnień, łatwiej o dowody na kontrolę.
• Uwaga: dostępność zależy od konfiguracji i kompatybilności pojazdu/tachografu.

2) Co oznacza 28/90 i co to są „dni aktywności”

W praktycznych wytycznych przyjmuje się dwa maksymalne okna na pobranie danych:

• karta kierowcy: max co 28 dni aktywności
• tachograf (pojazd): max co 90 dni aktywności

Najczęstsza pułapka: firmy wdrażają terminy „na styk”, a życie to psuje (urlopy, choroby, trasy, serwis). Dlatego stosujemy bufor.

3) Harmonogram z buforem (21/75) – prosta zasada dla floty

Ustaw minimalny standard firmowy:

• Karta kierowcy: co 21 dni (bufor względem 28)
• Tachograf (pojazd): co 75 dni (bufor względem 90)

4) Procedura firmowa: kto / kiedy / jak

Krok 1 — przypisz właściciela procesu

Jedna osoba odpowiada za terminy (koordynator). Druga osoba jest backupem.

Krok 2 — zrób rejestr pobrań (minimum, ale obowiązkowy)

REJESTR POBRAŃ DDD (minimum)
Data pobrania | Kierowca | Nr karty (4 ostatnie) | Pojazd | VIN/NR REJ | Rodzaj (karta/tacho) | Plik (nazwa) | Osoba | Gdzie zapisano (ścieżka) | Uwagi

Krok 3 — ustal standard nazewnictwa plików

2026-02-06__KARTA__Kowalski_J__1234.ddd
2026-02-06__TACHO__WX12345__VIN_XXXXXXXXXXXXXXX.ddd

5) Trigger events — kiedy zgrywać od razu

• Offboarding kierowcy
• Zwrot / sprzedaż pojazdu
• Awaria / wymiana tachografu

6) Archiwizacja DDD + backup (praktycznie)

/DDD_ARCHIWUM
  /2026
    /02
      /KARTY
        /Kowalski_J_1234
      /POJAZDY
        /WX12345

Checklista wdrożenia (do skopiowania)

[ ] Wyznaczam właściciela procesu + backup
[ ] Ustalam harmonogram: KARTA co 21 dni, TACHO co 75 dni
[ ] Tworzę REJESTR POBRAŃ
[ ] Ustalam nazewnictwo plików
[ ] Tworzę DDD_ARCHIWUM
[ ] Wdrażam backup 3-2-1
[ ] Dodaję trigger events

Jak EVTelematix ułatwia pobieranie DDD i przygotowanie do kontroli

EVTelematix porządkuje proces tak, żeby był powtarzalny i łatwy do udowodnienia: harmonogram, centralne archiwum, ślad pobrań i mniej błędów „ludzkich”.

CTA

Skontaktuj się z nami