Data ostatniej aktualizacji: czerwiec 2026 r.

§ 1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

EVTelematix Sp. z o.o.

• ul. Jana Wierzejewskiego 1/36, 85-791 Bydgoszcz
• KRS: 0001244533
• NIP: 5543047474
• Sąd Rejestrowy: Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy KRS
• Telefon: +48 516 956 809
• E-mail: info@evtelematix.com

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO"), a także z przepisami polskiego prawa, w tym ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2. Zakres i Źródła Zbieranych Danych

EVTelematix przetwarza dane osobowe pozyskiwane bezpośrednio od użytkowników i klientów, a także dane gromadzone automatycznie w toku korzystania z serwisów i usług.

2.1. Dane podawane dobrowolnie

• imię i nazwisko
• nazwa firmy / pracodawcy
• adres e-mail
• numer telefonu
• adres korespondencyjny lub siedziby
• numer NIP (w przypadku podmiotów gospodarczych)
• treść wiadomości przesyłanych za pomocą formularzy kontaktowych
• dane logowania do platformy EVTelematix (login, zaszyfrowane hasło)

2.2. Dane zbierane automatycznie

• adres IP urządzenia
• dane przeglądarki i systemu operacyjnego
• data i godzina odwiedzin
• adresy URL przeglądanych stron
• dane geolokalizacyjne pojazdów monitorowanych w ramach usługi GPS (wyłącznie w kontekście B2B)
• dane z tachografów i kart kierowców (pliki DDD/C1B) – przetwarzane wyłącznie na zlecenie pracodawcy/przewoźnika

§ 3. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania Danych

3.1. Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• obsługa zapytań ofertowych i zamówień
• realizacja usług monitoringu GPS, zdalnego odczytu DDD, kontroli paliwa i immobilizerów CAN
• wystawianie faktur i rozliczenia finansowe
• kontakt w sprawach serwisowych i technicznych

3.2. Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej przez okresy wymagane przepisami prawa
• obsługa uprawnień wynikających z przepisów o czasie pracy kierowców i kontroli tachografów
• realizacja obowiązków wynikających z ustawy o transporcie drogowym

3.3. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• marketing bezpośredni własnych usług do obecnych klientów
• analityka i statystyki korzystania z serwisu w celu jego ulepszania
• zapewnienie bezpieczeństwa i integralności systemów informatycznych
• dochodzenie lub obrona roszczeń

3.4. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• newsletter i informacje handlowe – wyłącznie po wyrażeniu dobrowolnej, odwołalnej zgody
• pliki cookies analityczne i marketingowe (szczegóły w § 8)

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§ 4. Okres Przechowywania Danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okresy wynikające z przepisów prawa:

• Dane z umów i faktur: 5 lat od końca roku podatkowego (Ordynacja podatkowa)
• Dane z formularzy kontaktowych: do 3 lat – na wypadek ewentualnych roszczeń
• Dane konta użytkownika platformy: okres aktywności + 12 miesięcy po usunięciu konta
• Dane do celów marketingowych: do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu
• Logi systemowe i bezpieczeństwa: do 12 miesięcy
• Dane floty GPS i DDD: zgodnie z umową powierzenia zawartą z klientem

§ 5. Odbiorcy Danych Osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Podwykonawcy i partnerzy technologiczni: dostawcy oprogramowania (Wialon/Gurtam), systemów chmurowych i hostingu – wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania
• Teltonika Networks UAB (Litwa): dostawca urządzeń GPS – w zakresie niezbędnym do serwisowania i konfiguracji FOTA
• Podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze
• Operatorzy płatności i instytucje finansowe
• Organy publiczne: Urząd Skarbowy, ZUS, organy ścigania – wyłącznie na żądanie oparte na podstawie prawnej
• Webflow Inc. (USA): dostawca platformy CMS – dane przekazywane na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską

Administrator nie sprzedaje danych osobowych osobom trzecim w celach komercyjnych.

§ 6. Przekazywanie Danych do Państw Trzecich

Część usług może wiązać się z przekazywaniem danych poza EOG (w szczególności do USA). Każdy taki transfer odbywa się wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską (decyzja 2021/914/UE) lub innego zatwierdzonego mechanizmu. Na żądanie Administrator udostępni kopię stosowanych klauzul.

§ 7. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Przysługują Ci następujące prawa wynikające z RODO. Aby je zrealizować, skontaktuj się z nami: info@evtelematix.com

Prawo dostępu (art. 15 RODO)

Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz dostęp do nich wraz z informacjami o celach, odbiorcach i okresach przechowywania.

Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Masz prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.

Prawo do usunięcia – „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)

Masz prawo żądać usunięcia danych, jeżeli: nie są już niezbędne do celów zebrania; wycofałeś zgodę; wniosłeś skuteczny sprzeciw; dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie obejmuje sytuacji wymaganych przepisami prawa lub dochodzenia roszczeń.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania na czas weryfikacji prawidłowości danych lub rozpatrzenia sprzeciwu.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany, masz prawo otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie (np. CSV) i przekazać je innemu administratorowi.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym profilowania. W przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego przetwarzanie zostanie niezwłocznie zaprzestane.

Prawo do wycofania zgody

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeśli uważasz, że przetwarzanie narusza RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl, www.uodo.gov.pl.

Czas realizacji wniosków: 30 dni, z możliwością przedłużenia o kolejne 60 dni w sprawach skomplikowanych (o czym poinformujemy w ciągu 30 dni).

§ 8. Pliki Cookies i Technologie Śledzenia

Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas odwiedzin serwisu. Nie zawierają danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację.

Rodzaje cookies

• Niezbędne (techniczne): konieczne do działania serwisu (sesje, preferencje językowe). Nie wymagają zgody.
• Analityczne: Google Analytics 4 – pomiar ruchu i analiza zachowań. Podstawa: zgoda.
• Marketingowe: Google Ads, Meta Pixel – reklamy dopasowane do zainteresowań. Podstawa: zgoda.
• Funkcjonalne: zapamiętywanie preferencji użytkownika (kraj, język).

Zarządzanie cookies

Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner wyboru cookies. Preferencje możesz zmienić w każdej chwili przez ustawienia przeglądarki lub panel zgód na stronie. Odmowa cookies analitycznych i marketingowych nie ogranicza dostępu do treści.

§ 9. Bezpieczeństwo Danych

EVTelematix stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne ochrony danych:

• szyfrowanie transmisji protokołem TLS/SSL (HTTPS)
• kontrola dostępu na zasadzie minimalnych uprawnień
• pseudonimizacja i szyfrowanie danych wrażliwych
• regularne aktualizacje oprogramowania i testy bezpieczeństwa
• umowy powierzenia przetwarzania z każdym podmiotem zewnętrznym
• szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych

W przypadku naruszenia mogącego powodować wysokie ryzyko dla osób fizycznych, Administrator powiadomi poszkodowanych bez zbędnej zwłoki (art. 34 RODO).

§ 10. Dane Osobowe Kierowców i Pracowników Floty

W ramach usług B2B EVTelematix może przetwarzać dane kierowców i pracowników floty klienta:

• dane z karty kierowcy (imię, nazwisko, numer karty tachografowej)
• dane o czasie pracy i odpoczynku z plików DDD
• dane aktywności pojazdu (pozycja GPS, prędkość, trasa)

W takim przypadku klient EVTelematix jest administratorem danych swoich pracowników, a EVTelematix działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Obowiązek informacyjny wobec kierowców spoczywa na pracodawcy/przewoźniku.

§ 11. Kontakt w Sprawach Danych Osobowych

• E-mail: info@evtelematix.com
• Adres: EVTelematix Sp. z o.o., ul. Jana Wierzejewskiego 1/36, 85-791 Bydgoszcz
• Telefon: +48 516 956 809

Zastrzegamy prawo do weryfikacji tożsamości osoby składającej wniosek.

§ 12. Zmiany Polityki Prywatności

O istotnych zmianach poinformujemy przez publikację zaktualizowanej wersji na evtelematix.pl (z nową datą) oraz powiadomienie zarejestrowanych użytkowników platformy. Korzystanie z serwisu po opublikowaniu zmian oznacza ich akceptację.

§ 13. Postanowienia Końcowe

Polityka stanowi integralną część Regulaminu serwisu evtelematix.pl. Wersja aktualna dostępna jest zawsze pod adresem: www.evtelematix.pl/polityka-prywatnosci. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy RODO oraz polskiego prawa powszechnie obowiązującego.